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GoHighLevel Workflows – Automatisieren wie ein Profi

Zuletzt aktualisiert: 01.11.2025

💪 Die Power von Workflows & Automationen in GoHighLevel

Stell dir vor: Du wachst morgens auf, checkst deinen Account und siehst – ein neuer Interessent hat sich über deine Landingpage eingetragen.

Direkt landet er im automatisierten Ablauf, eine E-Mail geht raus, er bekommt 24 Stunden später eine WhatsApp-Erinnerung, dein Team bekommt eine Aufgabe, und der Deal wandert sauber in die nächste Pipeline-Phase.

Kein Stress, keine Handarbeit. Genau dafür sind GoHighLevel Workflows da.

Wenn du erst einmal verstanden hast, wie diese Abläufe funktionieren, wirst du dich fragen: „Warum hab ich das nicht früher gemacht?“ Genau dieses „Warum“ packen wir jetzt an.

Oliver Zehnter

Zertifizierter GoHighLevel Experte

Oliver Zehnter

Zertifizierter GoHighLevel Experte

❓ Was sind Workflows in GoHighLevel?

YouTube: GoHighLevel Workflows | Ultimative Workflow Anleitung | GoHighLevel Deutsch

Mit dem Begriff „Workflow“ wird in GoHighLevel ein automatisierter Ablauf beschrieben: Wenn-Auslöser passiert → dann wird eine Reihe von Aktionen automatisch ausgeführt.

Der Ablauf beginnt mit einem Trigger, gefolgt von Aktionen (z.B. E-Mail senden, WhatsApp, Tag setzen), eventuell mit Bedingungen/Verzweigungen, Wartezeiten usw.

⚡ Was ist ein Trigger?

Ein Trigger ist das Ereignis, das den Workflow startet.

Beispiele:

👉 Ein Kontakt wird neu erfasst (z. B. über Formular)

👉 Ein Termin wurde gebucht.

👉 Ein Tag wurde einem Kontakt hinzugefügt.

Im Workflow sieht das so aus: „Wenn Trigger X eintritt, dann mache weiter mit Aktion Y“.

🧩 Was sind Aktionen, Bedingungen & Verzweigungen?

Aktionen sind die Schritte, die nach dem Trigger ausgeführt werden: E-Mail versenden, WhatsApp schreiben, Kontakt markieren, Aufgabe erstellen, Pipeline-Stufe ändern … viele Möglichkeiten.

Bedingungen bzw. „If/Else“ erlauben eine Verzweigung: Wenn die Bedingung erfüllt ist, dann geht es weiter mit "A" wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, dann mach weiter mit "B".

Wartezeiten („Delay“) sorgen dafür, dass Aktionen nicht sofort erfolgen, sondern z. B. erst nach 1 Tag.

So können Abläufe intelligent gestaltet werden.

💡 Warum Workflows? Vorteile im Alltag

Meiner Meinung nach sind Workflows aus drei Gründen ein Game-Changer:

👉 Zeit sparen – Routineaufgaben wie Termin-Erinnerungen, Lead-Follow-up oder Datenpflege laufen automatisch.

👉 Keine Leads verlieren – Jede Kontaktaufnahme gelingt zur richtigen Zeit, so werden keine Leads vergessen.

👉 Skalierbarkeit – Egal ob 10 oder 1.000 Leads pro Woche: Workflows laufen gleich sauber.

Für dich heißt das: Mehr Fokus auf Inhalte, Strategie, Menschen – weniger auf Klicks, Listenpflege, ständiges Nachfassen.

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🛠️ Die Struktur eines Workflows – Schritt für Schritt erklärt

Jetzt wird’s pragmatisch. Du bekommst einen klaren Ablauf, wie du einen Workflow in GoHighLevel aufbaust – von der Idee bis zur Veröffentlichung.

GoHighLevel Workflow Builder für Automatisierungen in GoHighLevel

Workflow-Builder und Oberfläche (Canvas)

Im Backend von GoHighLevel findest du den „Workflow Builder“ – eine visuelle Arbeitsfläche (Canvas), wo du Trigger, Aktionen und Verzweigungen per Drag & Drop platzierst.

💡 Praxis-Tipp: Gib deinem Workflow einen eindeutigen Namen, z. B. „Coach–Lead–Onboarding A“ oder „Salon–Termin-Flow 2025“.

Trigger setzen – typisch & branchenbezogen

Der erste Einsatzpunkt: Wann soll der Ablauf starten?

Beispiele:

👉 Online-Coach: Formular-Eintrag „Webinar“ → Trigger: Formular wurde abgesendet.

👉 Friseursalon: Online-Terminbuchung in Kalender → Trigger: Termin gebucht.

👉 Handwerksbetrieb: Neue Anfrage über Webseite → Trigger: Kontakt erstellt.

Die Kunst: Den richtigen Trigger wählen, damit dein Workflow exakt so startet, wie du es willst.

Aktionen aufbauen: E-Mail, WhatsApp, Tags, Pipeline, etc.

Jetzt baust du die Schritte, wie zum Beispiel:

👉 Sofortige Willkommens-Mail – danke fürs Interesse, hier kommt dein Gratis-Guide.

👉 Wartezeit 1 Tag → dann WhatsApp-Erinnerung oder Tag setzen „HotLead“.

👉 Teamaufgabe erstellen: „Lead anrufen innerhalb 60 Minuten“.

👉 Pipeline-Stufe automatisch auf „Qualifiziert“ setzen.

All das ohne manuelles Eingreifen.

Bedingungen/If-Else, Wartezeiten, Ziel-Schritte (Goals)

Damit dein Ablauf smart bleibt, kannst du folgende Schritte einfügen:

👉 Delay („Wartezeit“) = z. B. 2 Tage bis zur nächsten Aktion.

👉 If/Else: Wenn der Kontakt z. B. einen Link geklickt hat → dann „ja-Pfad“, sonst „nein-Pfad“.

👉 Goal-Schritt: Stoppt andere Aktionen, wenn das Ziel erreicht ist (z. B. Termin gebucht) – so wird kein Lead doppelt genervt.

💡 Praxis-Tipp: Start klein: Ein simpler Workflow mit 3-5 Schritten reicht oft für den Anfang. Komplexität kommt später ganz von allein. 😉

5️⃣ Fünf Praxis-Beispiele für typische Workflows

Jetzt wird’s richtig spannend: Theorie schön und gut – aber was bringt’s dir konkret im Alltag?

Hier kommen fünf praxiserprobte GoHighLevel-Workflows, die du direkt nachbauen oder anpassen kannst.

🎓 1. Workflow für Online-Coaches – Vom Lead bis zum zahlenden Kunden

Dieser Workflow ist der Klassiker schlechthin. Du bist Coach, Berater oder Trainer und willst deine Interessenten automatisiert durch deine Customer Journey führen? So geht’s!

Das ist der Ablauf:

👉 Trigger: Formular „Kostenloses Kennenlerngespräch“ wurde ausgefüllt.

👉 Aktion: Automatische E-Mail mit Bestätigung und Buchungslink (z. B. via GoHighLevel-Kalender).

👉 Wartezeit: 24 Stunden.

👉 WhatsApp-Erinnerung: „Hey [Name], unser Termin morgen ist um 10 Uhr – freu mich auf dich!“

👉 Goal: Sobald der Termin stattfindet → Workflow stoppen.

👉 Aktion: Nach Gespräch – Tag setzen „Call geführt“

👉 If/Else: Wenn als Kunde gewonnen → sende Onboarding-Mail + Rechnung; wenn nicht als Kunde gewonnen → E-Mail mit Follow-up-Angebot senden.

👉 Optional: Wenn kein Termin → Erinnerung + Link zum Kalender erneut senden.

Vorteil: Du sparst dir 90 % deiner manuellen Kommunikation und wirkst dabei super professionell.

✂️ 2. Workflow für Friseursalons – Termin-Erinnerung & Kundenbindung

Ein Beispiel aus dem klassischen Dienstleister-Bereich:

Ablauf:

👉 Trigger: Termin im GoHighLevel-Kalender gebucht.

👉 Aktion: Sofortige SMS-Bestätigung mit Datum und Uhrzeit.

👉 Wartezeit: 24 Stunden vor Termin → SMS „Wir freuen uns morgen auf deinen Besuch!“.

👉 Goal: Sobald Kunde Termin wahrnimmt → Tag „Termin wahrgenommen“ setzen.

👉 Wartezeit: 2 Tage nach Termin → E-Mail „Danke für deinen Besuch! Hinterlasse uns gern eine Google-Bewertung ❤️“.

👉 Optional: Nach 6 Wochen Reminder-Mail „Zeit für deinen nächsten Schnitt?“

Vorteil: Dein Terminkalender bleibt voll, No-Shows werden minimiert, und du sammelst automatisch Bewertungen.

🏢 3. Workflow für Agenturen – Lead-Qualifizierung auf Autopilot

Ein super simpler Workflow für jeden Agenturinhaber:

Ablauf:

👉 Trigger: Kontaktformular auf Website ausgefüllt.

👉 Aktion: E-Mail „Danke, dass du Interesse hast – hier ein kurzer Fragebogen, um dich besser kennenzulernen.“

👉 Wartezeit: 1 Tag.

👉 If/Else: Hat Formular „Projektanfrage“ ausgefüllt?

👉 Ja: Tag „qualifiziert“, Benachrichtigung an Vertrieb.

👉 Nein: Reminder-Mail senden.

👉 Goal: Sobald Termin gebucht → Workflow stoppen.

Vorteil: Du sparst Zeit bei der Vorqualifizierung und führst nur Gespräche mit heißen Leads.

🎟️ 4. Workflow für Membership- oder Kursanbieter – Onboarding & Upsells

Kundenbindung par excellence:

Ablauf:

👉 Trigger: Kontakt erhält Tag „Kurs gekauft“.

👉 Aktion: Willkommens-E-Mail mit Login-Daten + Checkliste „Dein Start in Woche 1“.

👉 Wartezeit: 3 Tage.

👉 E-Mail: Erinnerung an Lektionen 2 & 3 + motivierende Worte.

👉 Wartezeit: 7 Tage.

👉 If/Else: Hat Kunde Lektion 4 abgeschlossen → Tag „Aktiv“.

👉 Upsell-Mail: „Du willst das Gelernte umsetzen? Hier mein 1:1-Programm.“

Vorteil: Du begleitest Kund:innen persönlich und erhöhst Lifetime-Value – voll automatisiert.

👨‍🔧 5. Workflow für Handwerksbetriebe – Von der Anfrage bis zur Nachbetreuung

Dieser schlanke Workflow spart Handwerksbetrieben viel Zeit beim Anfragenmanagement:

Ablauf:

👉 Trigger: Anfrageformular ausgefüllt.

👉 Aktion: Automatische Mail „Danke für deine Anfrage, wir melden uns in Kürze.“

👉 Benachrichtigung: Interner Task für Mitarbeiter „Ruf Kunde an“.

👉 If/Else: Wurde Angebot versendet? Wenn ja → Tag „Angebot offen“.

👉 Wartezeit: 7 Tage.

👉 E-Mail: „Hast du noch Fragen zu unserem Angebot?“

👉 Nach Abschluss: Tag „Auftrag erledigt“ → E-Mail „Danke! Feedback & Weiterempfehlung“.

Vorteil: Saubere Struktur, kein Lead bleibt liegen – perfekt für kleine Teams.

🔐 DSGVO & Compliance-Hinweise für Workflows im DACH-Raum

Ein Punkt, den viele unterschätzen: Automationen sind nur dann sinnvoll, wenn sie rechtssicher sind.

✅ Double Opt-In im Workflow

Wenn du Leads sammelst, MUSST du ein Double-Opt-In implementieren. Das kannst du direkt in deinem Workflow lösen:

👉 Trigger: Formular abgeschickt.
👉 Aktion: E-Mail mit Bestätigungslink.
👉 Erst wenn Link geklickt → Tag „Verifiziert“ setzen → Folgeaktionen aktivieren.

💡 Praxis-Tipp: Wie du einen korrekten Double Opt-In Workflow in GoHighLevel umsetzt, habe ich dir in diesem Video erklärt (+ kostenlose Vorlage).

📄 Datenverarbeitung & Auftragsverarbeitung

Stelle sicher, dass sowohl du einen einen gültigen AV-Vertrag (Data Processing Agreement) mit GoHighLevel abgeschlosse hast. Diesen findest du in den GoHighLevel-Einstellungen → Company → Legal.

Genauso wichtig ist es, einen eigenen AV-Vertrag mit deinen Kunden abzuschließen (sofern du GoHighLevel an eigene Kunden weiterverkaufst). Mehr Infos dazu findest du hier.

📱 SMS & WhatsApp

Achtung: WhatsApp- & SMS-Kommunikation ist erlaubt, aber nur mit expliziter Einwilligung.

💡 Praxis-Tipp: In Deutschland ist E-Mail nach wie vor der sicherste Kanal – nutze SMS und WhatsApp nur als Ergänzung für Terminerinnerungen.

🧭 Best Practices & häufige Fehler – So machst du es richtig

Zum Abschluss möchte ich dir noch meine besten Tipps mitgeben, die dir deinen Einstieg mit den GoHighLevel Workflows und Automationen so einfach wie möglich machen sollen.

🪴 Starte klein, denke groß

Fang mit einem einzigen Workflow an – etwa einem einfachen Willkommens-Flow. Sobald der läuft, dupliziere ihn und erweitere Schritt für Schritt.

🔁 Vermeide Schleifen

Ein häufiger Anfängerfehler: Workflows, die sich selbst neu triggern. Achte darauf, dass dein Start-Trigger nicht erneut ausgelöst wird, sobald eine Aktion abgeschlossen ist.

🧪 Teste jeden Ablauf

Mach einen Testlauf mit einem Dummy-Kontakt. Prüfe: Kommen alle E-Mails an? Stimmen Zeiten & Bedingungen?

🎯 Nutze Goals & Stop-Aktionen

So verhinderst du, dass ein Lead mehrere Workflows parallel durchläuft – das sorgt für saubere Kommunikation.

🗂️ Benenne deine Workflows

Gerade im Team: Benenne genau, was welcher Workflow macht. Das spart Chaos später, wenn du skalierst.

Häufige Fragen zu den Workflows & Automationen in GoHighLevel

Hier findest du Antworten auf die meistgestellten Fragen rund um die Workflows, Automationen, Trigger & Actions in GoHighLevel

1. Was sind GoHighLevel Workflows eigentlich genau?

GoHighLevel Workflows sind automatisierte Abläufe, mit denen du Aufgaben wie E-Mails, SMS, Tagging oder Follow-ups automatisch ablaufen lassen kannst – komplett ohne manuelles Eingreifen.

2. Wie kann ich in GoHighLevel einen Workflow erstellen?

Gehe in den Bereich Automationen → Workflows → Neuer Workflow. Wähle einen Trigger (z. B. Formular abgeschickt) und füge dann Aktionen wie E-Mail oder Tag hinzu. Alles funktioniert per Drag & Drop – ohne Programmierung.

3. Kann ich GoHighLevel Workflows mit anderen Tools verbinden (z. B. Zapier)?

Ja, über Webhooks oder Zapier kannst du externe Tools wie Google Sheets, Notion oder Slack verbinden. Damit lassen sich noch komplexere Automationen aufbauen.

4. Sind GoHighLevel Workflows DSGVO-konform?

Grundsätzlich ja – wenn du Double-Opt-In nutzt, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt und sensible Daten nur mit Einwilligung verarbeitest. SMS-Marketing solltest du nur mit ausdrücklicher Zustimmung nutzen.

5. Wie kann ich meine GoHighLevel Workflows testen, bevor sie live gehen?

Erstelle dir einen Testkontakt (mit deiner eigenen E-Mail-Adresse) und führe alle Schritte einmal durch. Prüfe, ob Mails korrekt ankommen, Wartezeiten passen und Bedingungen richtig greifen.

6. Welche typischen Fehler sollte ich bei Workflows vermeiden?

Häufige Fehler sind: fehlendes Double-Opt-In, doppelte Trigger, keine Testläufe oder zu komplexe Abläufe. Starte lieber mit einfachen Workflows – so lernst du schneller, was wirklich funktioniert.